En European Computer Telecoms, con frecuencia participamos en solicitudes de cotización para proveedores de servicios de comunicación (CSP, por sus siglas en inglés). Generalmente, la tecnología requerida –como podría ser un Telephony Application Server (TAS), Service Delivery Platform (SDP), la migración de servicios legados a VNF o muchos más– es fundamental para el éxito de dicho CSP. Estas licitaciones suelen ser muy específicas y, obviamente, nos esforzamos para proveer soluciones exhaustivas. Sin embargo, como dice el refrán, para prueba basta un botón. Es por eso que hemos ofrecido pruebas de concepto (POC) en casi todas nuestras respuestas a licitaciones. Como puede imaginar, con frecuencia esto requiere de una conceptualización rápida de software específica para el cliente, lo cual también es parte de la razón por la que implementamos metodologías ágiles en toda nuestra compañía.

Para seguir con el refrán, queremos que todos nuestros clientes potenciales prueben nuestros botones antes de contratar nuestros servicios. Entendemos que, al compartirles esa muestra, nuestros clientes se dan una idea de lo que ofrecemos y pueden compararlo con alternativas en el mercado.

Cada vez es mayor el número de operadores que únicamente solicitan pruebas de concepto interactivas utilizando desarrollo agile completamente integrado a sus laboratorios de innovación.

Anticuado, costoso y laborioso

Ahora, nuestra industria comienza a alejarse de la típica solicitud de propuestas (RFP, del inglés ‘request for proposal’) con especificaciones detalladas tipo cascada, para orientarse a algo más parecido a un concurso de botones. Cada vez es mayor el número de operadores que únicamente solicitan pruebas de concepto interactivas utilizando desarrollo agile completamente integrado a sus laboratorios de innovación. Este proceso ha reemplazado todo el proceso de RFP y es la base para sus decisiones de compra.

Nos llena de ilusión ver la evolución del modelo RFP tipo cascada como una práctica de mercado generalizada puesto que nos parece muy triste escuchar términos como “anticuado”, “costoso” y “laborioso” al momento de que lo describen. Y justo fueron esas palabras las que ejecutivos CSP de más de 35 de las más grandes organizaciones de telecomunicaciones de todo el mundo utilizaron para describir el proceso de RFP, que se mantiene como un estándar en la mayoría (si no es que en todas) las compañías, de acuerdo con un estudio reciente llevado al cabo por la asociación de la industria de las telecomunicaciones TM Forum.

Hay muchas razones detrás de este sentimiento negativo: los autores dicen que un proceso de compra promedio puede tomar una inversión considerable de tiempo (entre nueve y 12 meses) y recursos (mil millones de dólares a nivel global para toda la industria). Lo sorprendente es que la mayoría de ellos considera que el proceso ya es inadecuado, pues, luego de aquel lento, desgastante y costoso ejercicio, suele resultar en soluciones no satisfactorias. Entonces, ¿por qué no buscamos mejores alternativas?

El proceso actual de RFP existe como estándar desde los ochenta, la época en que las compañías podían darse el lujo de gastar tanto tiempo como fuera necesario para obtener lo que querían. Gigantescos documentos impresos repletos con miles de preguntas eran enviados por correo (y nos referimos al correo típico) a proveedores potenciales que respondían esos cuestionarios y los devolvían, solo para que alguien los revisara manualmente en la compañía mientras intentaba descifrar cuál era la mejor opción para las necesidades de su compañía. Sobra decir que el proceso no era perfecto, pues debían ajustar los resultados finales constantemente hasta obtener lo que buscaban desde un inicio, lo cual provocaba un gasto mucho mayor al esperado. Y la era del correo electrónico tampoco cambió mucho dicha mecánica. Bueno, al menos ayudó a deshacernos de todo ese papeleo…

Bienvenidas sean las metodologías ágiles

De acuerdo con el reporte de TM Forum, Time to Kill the RFP? Reinventing IT Procurement for the 2020s, la falla fundamental del proceso de RFP es que la aparición de la nube y el desarrollo de software han acelerado el ritmo de la tecnología, dificultando que los CSP describan sus necesidades correctamente a través de un acercamiento tradicional en cascada antes de que se vuelvan obsoletos, en especial en una era de NFV y SDN. Al mismo tiempo, el cómputo en la nube ha evolucionado del modelo capex, en el que las licencias se compran, a un modelo opex de software-como-servicio, en el que las licencias –así como las plataformas, infraestructura o aplicaciones– se pagan con suscripciones mensuales. Ah, y ahora también tenemos metodologías ágiles.

Las metodologías ágiles, como se describe en la publicación de TM Forum, han sido adoptadas por muchas empresas, principalmente para desarrollo de software. Su más grande beneficio, entre muchos otros, es que los requisitos pueden modificarse constantemente durante todo el proceso conforme el proyecto evoluciona; hay una entrega constante de software funcional, cooperación, conversación directa entre proveedor de servicios y clientes, y, lo más importante: satisfacción. De hecho, grandes compañías como Telenor Sweden, y DNA, nuestro cliente en Finlandia, se han mudado o están en proceso de mudarse por completo a metodologías ágiles. Sin embargo, muchas grandes compañías aún creen que estas metodologías ágiles puedan utilizarse en gran escala.

La falla fundamental del proceso de RFP es que la aparición de la nube y el desarrollo de software han acelerado el ritmo de la tecnología, dificultando que los CSP describan sus necesidades correctamente a través de un acercamiento tradicional en cascada antes de que se vuelvan obsoletos.

Una solicitud de sociedad

Por ello, TM Forum propone un nuevo tipo de RFP. En lugar de una solicitud de propuesta, sugieren un ‘request for partner’ o solicitud de sociedad. Este proceso estaría compuesto de cinco pasos, comenzando por una búsqueda de tecnología, en la que los CSP deben investigar tecnologías y compañías interesantes a las que tal vez no conozcan (“en especial medianas empresas”, dicen) para tener una idea más amplia de las distintas maneras en que pueden lograr sus objetivos.

Luego es momento de emitir una ‘declaración de ambición’. A diferencia del archivo entregable de la solicitud de propuestas, este documento es breve (menos de cinco páginas), debe ser creado por el equipo de tecnología, y debe enunciar claramente el resultado y la perspectiva de caso de uso que buscan. A este, le sigue una invitación a los proveedores en potencia previamente investigados –entre tres y cinco– para que participen en una prueba de concepto.

La POC debe generar resultados que permitan al CSP determinar con qué proveedor quiere trabajar, así que el cuarto paso sería solicitar cotizaciones competitivas. Ellos ya saben con quién quieren trabajar, y saben qué resultado esperar de ellos, así que esta solicitud deberá satisfacer los lineamientos corporativos que permitan pasar fácilmente a la etapa 5, que es el otorgamiento del contrato.

En ECT estamos conscientes de que, conforme las tecnologías cambian la manera en que vivimos, las metodologías también necesitan adaptarse a las soluciones cada vez más creativas de nuestra industria actual. Como ya dijimos, cuando adoptamos este concepto hace algún tiempo, cuando migramos nuestra compañía a metodologías ágiles. Desde entonces, hemos trabajado para adaptarnos rápidamente a las necesidades y retroalimentación de nuestros clientes, interna y externamente. Actualmente realizamos inversiones y pagamos por las POC antes de que recaiga cualquier obligación contractual en nuestros clientes. Esto es conveniente para nosotros, puesto que nos permite ciclos de ventas más breves y, al mismo tiempo, es conveniente para nuestros clientes puesto que implica proyectos más exitosos de su parte. Ahora podemos ejecutar tan rápidamente como las necesidades cambiantes de una industria con miras hacia el futuro exijan. Y sin duda trabajamos arduamente para asegurarnos de que ese futuro sea muy brillante.

Así que, mientras tanto, ¿quién quiere un botón?

Si está interesado en nuestros productos y en saber cómo podemos ayudarle a avanzar con paso firme hacia el futuro, póngase en contacto con nosotros.

Con información de Time to Kill the RFP? Reinventing IT Procurement for the 2020s, de TM Forum.

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